Cómo exportar datos de Softland a Excel sin entrar al ERP

Casi toda empresa que usa Softland tiene a alguien que, cada lunes, entra al ERP, exporta una planilla, la pega en Excel y arma el reporte de la semana. Funciona, pero es frágil: depende de una persona, los datos quedan viejos apenas se pegan y cualquier cambio obliga a repetir todo el ritual.

Hay una forma de que Excel lea Softland solo, sin exportar a mano y sin que nadie tenga que entrar al ERP. La clave está en cómo se conecta.

Las tres formas de llevar Softland a Excel

• Exportación manual. Entrar a Softland, exportar a Excel o CSV, pegar. Es lo que casi todos hacen. El dato nace desactualizado y el proceso no es repetible sin la persona que lo conoce.
• Conexión directa al SQL Server. Excel puede conectarse a una base de datos, y técnicamente se puede apuntar al SQL Server de Softland. Pero implica entregar credenciales con acceso a todo el ERP, abrir puertos y depender de la estructura interna de las tablas —que cambia con cada actualización.
• API REST + Power Query. Excel consume un endpoint HTTP que devuelve JSON, y Power Query lo transforma en tabla. Es la opción que se actualiza sola y no expone la base de datos.

Por qué Power Query + API REST gana

Power Query es la herramienta de Excel para traer datos externos (la encuentra en Datos → Obtener datos → Desde la Web). Sabe leer JSON desde una URL, enviar una API key en los encabezados y convertir la respuesta en una tabla normal de Excel.

Si Softland está detrás de una API REST, Excel solo necesita la URL del endpoint y la clave. A partir de ahí:

• El dato llega siempre fresco: al abrir el archivo o tocar Actualizar, Power Query vuelve a consultar la API.
• Nadie entra a Softland: la planilla lee el endpoint, no el ERP.
• El SQL Server queda cerrado: la API es la única puerta, protegida por API key.

Es el mismo principio que se usa para conectar Softland a Power BI sin exponer SQL Server —Power Query es el motor compartido por Excel y Power BI.

Qué datos se pueden traer

Con ConexionERP de por medio, lo que está en Softland queda disponible como endpoints que Excel puede leer:

• Stock por bodega, con filtros, para reportes de inventario siempre al día.
• Listas de precios completas por artículo.
• Clientes y auxiliares, identificados por RUT.
• Saldos y crédito disponible para seguimiento de cobranza.

Cada uno se vuelve una consulta de Power Query independiente, que puede refrescar por separado o todas juntas.

Cómo se conecta, en concreto

El flujo, sin escribir código:

1. En Excel: Datos → Obtener datos → Desde otras fuentes → Desde la Web.
2. Pegue la URL del endpoint de ConexionERP y agregue la API key en los encabezados de la solicitud.
3. Power Query muestra el JSON; expanda los campos que necesita y dele formato de tabla.
4. Cargue a la hoja. Para revisar la estructura de la respuesta mientras arma la consulta, ayuda un formateador de JSON.

Una vez configurada, la consulta queda guardada en el archivo. La próxima vez basta Actualizar.

¿Excel, Power BI o Google Sheets?

Es la misma idea con distinta herramienta:

• Excel para planillas operativas y reportes que la gente ya sabe usar.
• Power BI cuando quiere dashboards y modelos de datos más serios.
• Google Sheets si trabaja en la nube y comparte planillas en línea.

Todas consumen la misma API REST; elija según dónde vive su equipo.

En resumen

Exportar Softland a Excel a mano es un trabajo que no tiene por qué existir. Con una API REST y Power Query, Excel lee los datos del ERP directamente, se actualiza con un clic y nadie necesita entrar a Softland ni tocar el SQL Server.

Si quiere dejar de copiar y pegar planillas, vea cómo funciona ConexionERP o cuéntenos su caso.