Crédito de cliente en Softland: cómo validarlo automáticamente

En ventas B2B con Softland, uno de los problemas más comunes es aprobar pedidos sin saber si el cliente tiene crédito disponible. El operador crea la Nota de Venta, el pedido avanza, y días después alguien se da cuenta de que ese cliente tenía el crédito bloqueado o superado. El daño ya está hecho.

La solución es validar el crédito antes de aceptar el pedido — y para eso, primero hay que entender cómo Softland calcula y administra el crédito de un cliente.

El módulo XW: Clientes y Cobranzas

En Softland On-Premise, la gestión de crédito y cobranza de clientes vive en el módulo XW (Clientes y Cobranzas), que forma parte del área de finanzas del ERP.

Este módulo mantiene la ficha completa de cada cliente con:

• Datos básicos: RUT, razón social, dirección, email, giro
• Condiciones comerciales: condición de venta, lista de precios asociada, vendedor asignado
• Parámetros de crédito: monto de crédito autorizado, bloqueo por morosidad
• Historial de cobranza: registro de conversaciones, compromisos de pago, vencimientos

El módulo XW se integra directamente con el módulo IW (Inventarios y Facturación): cada factura emitida genera automáticamente una cuenta por cobrar en XW, sin intervención manual.

Cómo Softland calcula el crédito disponible

El crédito disponible de un cliente no es un número simple en Softland — es el resultado de un cálculo que considera varios componentes del saldo en distintos estados de procesamiento contable.

Los cuatro componentes que determinan el crédito comprometido son:

SaldoContable — Las facturas emitidas que ya están centralizadas en contabilidad y no han sido pagadas. Es la deuda "dura" del cliente.

FacturasNoCentralizadas — Facturas emitidas pero que aún no han sido procesadas por el área de contabilidad. Existe la deuda, pero aún no aparece en el saldo contable.

DespachosNoFacturados — Guías de Despacho emitidas para las cuales aún no se ha generado la factura. El cliente ya recibió la mercancía, pero el documento tributario no existe todavía.

NvSinDespacho — Notas de Venta aprobadas que aún no tienen Guía de Despacho asociada. Son compromisos futuros que ya consumen crédito.

El crédito disponible real del cliente es:

Crédito disponible = CreditoAut - SaldoContable - FacturasNoCentralizadas - DespachosNoFacturados - NvSinDespacho

Este cálculo es más estricto que simplemente mirar el saldo contable, porque incorpora operaciones que ya ocurrieron pero que el ciclo contable aún no procesó formalmente.

Por qué el saldo contable solo no alcanza

Suponga que un cliente tiene un límite de crédito de $5.000.000 y en contabilidad aparece con $2.000.000 de deuda. Mirando solo el saldo contable, pareciera que le quedan $3.000.000 disponibles.

Pero si ese mismo cliente tiene:

• $800.000 en facturas sin centralizar
• $600.000 en despachos sin facturar
• $400.000 en Notas de Venta aprobadas sin despachar

El crédito disponible real es $5.000.000 - $2.000.000 - $800.000 - $600.000 - $400.000 = $1.200.000.

Aprobar un pedido de $1.500.000 basándose en el saldo contable generaría un exceso de crédito de $300.000 que Softland no registraría hasta que el ciclo contable avanzara.

Bloqueo automático en Softland

El módulo XW permite configurar el bloqueo automático de clientes que superan su límite de crédito o que tienen documentos vencidos. Cuando un cliente está bloqueado, Softland impide crear nuevos documentos de venta para ese RUT.

Este bloqueo actúa dentro de Softland — lo que lo hace problemático es cuando el sistema externo (un e-commerce, por ejemplo) no sabe que el cliente está bloqueado y acepta el pedido de todas formas. El operador de Softland lo descubre horas después cuando intenta crear la Nota de Venta y el sistema la rechaza.

La solución es consultar el estado de crédito antes de que el pedido sea aceptado.

Cómo validar el crédito automáticamente desde un sistema externo

Con ConexionERP, el endpoint de saldo de cliente expone todos los componentes del crédito en una sola consulta:

GET /api/v1/clientes/76123456-7/saldo
X-Api-Key: ws_xxxxxxxxxxxxxxxx

La respuesta incluye el desglose completo:

{
  "data": {
    "RutCliente": "76123456-7",
    "RazonSocial": "Distribuidora El Roble SpA",
    "CreditoAut": 5000000,
    "SaldoContable": 2000000,
    "FacturasNoCentralizadas": 800000,
    "DespachosNoFacturados": 600000,
    "NvSinDespacho": 400000,
    "CreditoDisponible": 1200000,
    "Bloqueado": false
  }
}

El campo CreditoDisponible ya viene calculado. El sistema externo solo necesita compararlo con el monto del pedido y decidir si acepta, rechaza o pone en revisión.

El campo Bloqueado indica si el cliente tiene bloqueo activo en Softland, independientemente del saldo.

Flujos comunes de validación de crédito

E-commerce B2B con aprobación automática: el sistema de e-commerce consulta el crédito disponible antes de confirmar el pedido. Si el monto está dentro del límite, el pedido se aprueba automáticamente y se crea la Nota de Venta. Si supera el límite, el pedido queda en estado "pendiente de revisión" y se notifica al área comercial.

Aplicación de fuerza de ventas: el vendedor en terreno consulta el crédito del cliente antes de tomar el pedido, directamente desde una app móvil que consume la API. Sin llamar a la oficina, sin esperar.

Automatización con n8n o Zapier: un flujo que recibe pedidos de cualquier fuente (formulario, WhatsApp, correo procesado) valida el crédito como primer paso antes de avanzar en el flujo. Si no hay crédito suficiente, el flujo deriva a un canal de aprobación manual.

Cuándo actualizar los datos de crédito

El crédito en Softland cambia con cada operación: una factura que se paga libera crédito, una NV que se crea lo consume. Para validaciones en tiempo real, la consulta debe hacerse en el momento del pedido — no usar un valor guardado en caché de hace horas.

ConexionERP consulta el dato directamente desde la base de datos de Softland en cada request, por lo que el valor siempre refleja el estado actual del ERP.

Si necesita integrar la validación de crédito de Softland en su proceso de ventas, el endpoint de saldo está documentado en la referencia de endpoints. Para una implementación guiada, puede contactarnos directamente.