Cómo consultar el stock de Softland en tiempo real

Si vende online y su inventario está en Softland, tiene un problema concreto: el stock que muestra su tienda puede no coincidir con lo que realmente hay en bodega. Y cuando eso pasa, vende productos que no tiene.

La sobreventa genera costos directos (devoluciones, notas de crédito, despachos cancelados) y costos indirectos (clientes que no vuelven). La solución es consultar el stock de Softland en tiempo real, pero eso requiere entender cómo Softland maneja el inventario.

Cómo funciona el stock en Softland

Softland no tiene un campo "stock" que se pueda consultar directamente. El stock se calcula a partir de movimientos de inventario: entradas (compras, traspasos, ajustes positivos) menos salidas (ventas, traspasos, ajustes negativos).

Stock por bodega

Softland maneja múltiples bodegas. Cada movimiento de inventario está asociado a una bodega específica. El stock de un producto no es un número global — es un número por bodega.

¿Por qué importa? Porque no todas las bodegas despachan al e-commerce. Si tiene mercadería en bodega de tránsito, en bodega de devoluciones o en una sucursal que no vende online, esas unidades no deberían mostrarse como disponibles.

Al consultar stock para un e-commerce, debe especificar de qué bodega o bodegas quiere el dato. La guía de stock por bodega explica esto en detalle.

Productos compuestos (kits)

En Softland, un kit es un producto que se compone de otros productos. Un "Pack Oficina" podría contener 1 escritorio + 1 silla + 1 lámpara.

El stock de un kit no se almacena directamente. Se calcula a partir del stock de sus componentes: el stock disponible del kit es igual al del componente más escaso.

Si tiene 10 escritorios, 8 sillas y 15 lámparas, el stock del "Pack Oficina" es 8 (limitado por las sillas).

Este cálculo no es trivial si consulta la base de datos directamente. Una API que lo haga automáticamente ahorra errores y tiempo de desarrollo.

El problema de la sobreventa

La sobreventa ocurre cuando el e-commerce vende un producto que Softland ya no tiene en stock. Las causas más comunes:

Sincronización por lotes (batch). Si el stock se sincroniza cada hora, hay una ventana de 60 minutos donde el e-commerce puede mostrar un stock desactualizado. Si un producto se agota en el minuto 5, los 55 minutos restantes son ventas de un producto sin stock.

Stock total en vez de stock por bodega. Si el e-commerce muestra el stock total de todas las bodegas pero solo una bodega despacha, puede vender unidades que están en otra ubicación.

Kits sin cálculo de componentes. Si el e-commerce muestra un stock fijo para el kit sin considerar los componentes, puede vender kits cuyas partes ya se vendieron por separado.

Ventas simultáneas. Si dos clientes compran las últimas 2 unidades al mismo tiempo y el stock se actualiza después de confirmar ambas ventas, una de ellas quedará sin stock.

Opciones para consultar stock en tiempo real

1. Consulta directa a SQL Server

Conectar el e-commerce al SQL Server de Softland y ejecutar queries contra las tablas de inventario.

SELECT CodProd, SUM(Cantidad) as Stock
FROM softland.iw_tstock
WHERE CodBode = 'B01'
GROUP BY CodProd

Problemas: requiere acceso directo a la base de datos (riesgo de seguridad), depende del esquema interno de Softland, no calcula kits automáticamente, y consultas pesadas pueden afectar el rendimiento del ERP.

2. Exportación periódica

Exportar el stock de Softland como archivo CSV o Excel y subirlo al e-commerce periódicamente.

Problemas: es un proceso manual, el dato siempre está atrasado, no escala si tiene muchos productos o si necesita actualizaciones frecuentes.

3. API REST

Consultar una API que se conecte a Softland y devuelva el stock en formato JSON.

Con ConexionERP, una consulta de stock se ve así:

GET /api/v1/productos/PROD001/stock?bodega=B01

La respuesta incluye el stock por bodega, y si el producto es kit, calcula automáticamente el stock disponible a partir de los componentes.

Ventajas: sin acceso directo a SQL, formato estándar, cálculo de kits incluido, filtro por bodega.

Frecuencia de sincronización

¿Cada cuánto debe actualizarse el stock? Depende de su volumen:

• Baja rotación (menos de 50 ventas/día): sincronizar cada 15-30 minutos suele ser suficiente.
• Media rotación (50-500 ventas/día): cada 5-10 minutos.
• Alta rotación (más de 500 ventas/día): en tiempo real con cada pedido, o cada 1-2 minutos.

Si usa una API REST, puede hacer la consulta justo en el momento que el cliente ve el producto o agrega al carro. Eso es lo más cercano a "tiempo real" sin cambiar la arquitectura de Softland.

Herramientas como n8n o Make permiten programar sincronizaciones automáticas. Por ejemplo: cada 5 minutos, consultar el stock de todos los productos activos y actualizar el e-commerce.

Checklist para evitar sobreventa

1. Sincronice stock de la bodega correcta, no el total.
2. Si vende kits, asegúrese de que el stock se calcule a partir de los componentes.
3. Defina una frecuencia de sincronización acorde a su volumen de ventas.
4. Cuando el stock baja de cierto umbral (ej: 3 unidades), muestre "últimas unidades" en vez del número exacto.
5. Valide el stock una segunda vez al momento de confirmar el pedido, no solo al mostrar el producto.

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Para más detalle sobre el manejo de stock en Softland, consulte la guía de stock por bodega o revise las integraciones disponibles con plataformas de e-commerce.