Cómo automatizar la creación de Notas de Venta en Softland
Guía técnica para crear Notas de Venta en Softland desde sistemas externos: campos obligatorios, validaciones, errores comunes y flujo completo via API.
Cada vez que un cliente compra en su tienda online, alguien tiene que crear la Nota de Venta en Softland. Si eso se hace manualmente, implica abrir Softland, buscar al cliente, agregar los productos, escribir las cantidades, seleccionar la bodega, la condición de venta y grabar. Por cada pedido.
Con 10 pedidos al día quizás es manejable. Con 50 ya es un problema de tiempo. Con 200 es insostenible.
La alternativa es automatizar la creación de Notas de Venta: que el pedido llegue del e-commerce a Softland sin intervención humana.
Qué es una Nota de Venta en Softland
En Softland On-Premise, la Nota de Venta (NV) es el documento que registra un pedido de un cliente. No es un documento tributario (no es factura ni boleta), sino un compromiso comercial interno. La NV puede luego convertirse en guía de despacho y/o factura.
El flujo típico es:
- Se crea la Nota de Venta (pedido)
- Se aprueba (si hay workflow de aprobación)
- Se genera la guía de despacho
- Se factura
Automatizar el paso 1 es donde se elimina la mayor parte de la digitación manual.
Campos obligatorios de una Nota de Venta
Para crear una NV en Softland, se necesitan como mínimo estos datos:
Datos del cliente
- CodAux (código del auxiliar): el RUT del cliente en formato Softland (ej: "76890123"). Si el cliente no existe, debe crearse primero.
- Si necesita validar el formato del RUT antes de enviarlo, puede usar el validador de RUT.
Datos del documento
- Tipo de documento: tipo de NV según la configuración de Softland (ej: "NV", "NVE" para notas de venta electrónicas).
- Condición de venta: contado, crédito 30 días, etc. Debe coincidir con un código válido en Softland.
- Bodega: de qué bodega saldrá la mercadería.
- Vendedor: código del vendedor asignado.
Líneas de detalle
Cada producto del pedido necesita:
- CodProd: código del producto en Softland (no el SKU del e-commerce).
- Cantidad: unidades vendidas.
- Precio unitario: precio neto (sin IVA) según la lista de precios correspondiente.
- Bodega de origen: puede ser diferente por línea si tiene múltiples bodegas.
El flujo completo automatizado
Un flujo típico de creación automática de NV desde un e-commerce tiene estos pasos:
1. Recibir el pedido del e-commerce
El e-commerce notifica (via webhook o polling) que hay un nuevo pedido confirmado y pagado.
2. Verificar si el cliente existe
Consultar el endpoint de auxiliares/clientes usando el RUT del comprador. Si existe, obtener su CodAux. Si no existe, crearlo.
3. Crear el cliente (si no existe)
Enviar los datos del cliente a la API: RUT, razón social, giro, dirección, comuna, ciudad, email. Softland asigna un código de auxiliar.
4. Mapear los productos
Convertir los SKUs del e-commerce a códigos de producto de Softland. Esto requiere un mapeo previo o usar el mismo código en ambos sistemas.
5. Crear la Nota de Venta
Enviar el documento completo con cliente, productos, cantidades, precios y la información comercial (condición de venta, bodega, vendedor).
6. Confirmar la creación
La API retorna el número de NV asignado por Softland. Guardar ese número en el e-commerce para referencia cruzada.
Errores comunes
Cliente no existe y no se crea antes
Si intenta crear una NV con un RUT que no está registrado en Softland, Softland la rechaza. El flujo debe verificar y crear el cliente antes de la NV.
Código de producto incorrecto
Si el e-commerce usa SKUs propios (ej: "ZAPATILLA-NEGRA-42") y Softland usa códigos (ej: "ZN42"), necesita una tabla de equivalencias. Un producto sin mapeo genera un error silencioso o una NV incompleta.
Precio no coincide con la lista
Si envía un precio unitario que no coincide con ninguna lista de precios activa, dependiendo de la configuración de Softland puede rechazar la NV o registrarla con una alerta.
Bodega sin stock
Crear una NV contra una bodega que no tiene stock del producto no siempre genera error (depende de la configuración). Pero sí genera un problema operativo: la NV existe pero no se puede despachar.
Condición de venta inválida
Si envía un código de condición de venta que no existe en Softland, la NV falla. Los códigos válidos se pueden consultar previamente via el catálogo de condiciones de venta.
Validaciones previas recomendadas
Antes de crear la NV, valide:
- El cliente existe (o créelo).
- Los productos existen en Softland y tienen stock en la bodega indicada.
- El crédito del cliente alcanza si la venta es a crédito. Consulte el saldo desglosado para verificar las 4 capas del crédito.
- La condición de venta es válida.
- El vendedor existe en Softland.
Hacer estas validaciones antes de intentar crear la NV evita errores y rollbacks.
Herramientas para automatizar
API REST directa
Si tiene desarrolladores, pueden conectar el e-commerce directamente con una API REST que cree NVs en Softland. ConexionERP ofrece un endpoint específico para esto.
Plataformas de automatización
Si no tiene desarrolladores o quiere un flujo visual:
- n8n: workflow open source que puede escuchar webhooks del e-commerce y llamar a la API de Softland.
- Make: similar a n8n pero SaaS, con interfaz visual de arrastrar y soltar.
- Zapier: la opción más simple para flujos lineales.
Integraciones nativas
Algunos e-commerce tienen conectores específicos:
Métricas para medir el impacto
Después de automatizar, mida:
- Tiempo de procesamiento: cuánto tarda un pedido en llegar a Softland (debería ser segundos, no horas).
- Tasa de error: qué porcentaje de pedidos falla al crearse como NV (objetivo: menos del 1%).
- Horas ahorradas: cuántas horas de digitación manual se eliminaron por semana.
Si quiere ver el detalle técnico de los endpoints disponibles para crear documentos en Softland, consulte la referencia de endpoints.
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