Cómo integrar Softland con un e-commerce: guía práctica

Si su empresa usa Softland On-Premise y tiene (o quiere tener) una tienda online, en algún momento enfrenta la misma pregunta: ¿cómo hago para que los datos del ERP y del e-commerce estén sincronizados?

El inventario que muestra la tienda debe coincidir con el stock real de Softland. Los precios deben ser los mismos. Cuando un cliente compra, el pedido debería llegar a Softland sin que alguien lo digite manualmente. Y si el cliente ya existe en el ERP, no debería duplicarse.

Esta guía cubre las opciones reales para lograr esto, qué datos hay que sincronizar, y los errores más comunes que hemos visto en más de 10 años integrando Softland.

Los 4 datos que debe sincronizar

No todo lo que está en Softland necesita llegar al e-commerce, ni viceversa. En la práctica, hay 4 flujos de datos que importan:

1. Stock (Softland → E-commerce)

El e-commerce necesita saber cuántas unidades hay de cada producto. Sin esta sincronización, puede vender productos que no tiene en bodega.

Consideraciones:

• Softland maneja stock por bodega. Su e-commerce probablemente necesita el stock de una bodega específica o la suma de varias.
• Si vende productos compuestos (kits), el stock disponible se calcula a partir de los componentes. No es un número que Softland guarde directamente.
• La frecuencia de sincronización depende de su volumen. Algunas empresas sincronizan cada 5 minutos, otras cada hora.

2. Precios (Softland → E-commerce)

Softland maneja múltiples listas de precios. Su e-commerce usa una (o varias, si tiene precios diferenciados por tipo de cliente).

• Defina qué lista de precios alimenta el e-commerce.
• Si tiene precios con IVA y sin IVA, defina cuál muestra la tienda y cuál registra Softland.
• Cuando un precio cambia en Softland, el e-commerce debe reflejarlo. Si la sincronización es manual, inevitablemente va a haber diferencias.

3. Pedidos (E-commerce → Softland)

Cuando un cliente compra en la tienda online, ese pedido debe llegar a Softland como Nota de Venta. Este es el flujo más crítico y el que más errores genera.

Qué datos necesita la Nota de Venta en Softland:

• Cliente: RUT, razón social, giro, dirección. Si el cliente no existe en Softland, hay que crearlo primero.
• Productos: código de producto de Softland (no el SKU del e-commerce), cantidad, precio unitario.
• Condición de venta: contado, crédito 30 días, etc.
• Bodega de origen: de dónde sale la mercadería.
• Vendedor: quién se asigna la venta.

4. Clientes (E-commerce → Softland)

Si el cliente que compra online no existe en Softland, tiene dos opciones:

• Crearlo automáticamente con los datos del pedido (RUT, nombre, email, dirección).
• Asignar todos los pedidos web a un cliente genérico ("Ventas Web") y crear los clientes después.

La primera opción es mejor porque permite consultar el saldo y crédito disponible del cliente real.

Opciones técnicas para la integración

Integración manual (exportar/importar)

Exportar datos de Softland como archivos (CSV, Excel) e importarlos al e-commerce, y viceversa.

• Ventaja: no requiere desarrollo.
• Problema: es lento, propenso a errores, y no escala. Si vende 50 productos al día, alguien tiene que digitar 50 pedidos.

Conexión directa a SQL Server

Conectar el e-commerce directamente a la base de datos de Softland para leer stock y precios, y escribir pedidos.

• Ventaja: acceso a todos los datos.
• Problema: riesgo de corrupción si escribe mal, dependencia del esquema interno de tablas, y el e-commerce necesita acceso de red al SQL Server.

API REST intermedia

Instalar una API que se conecte a Softland y exponga los datos como endpoints REST. El e-commerce consulta la API en vez de la base de datos directamente.

• Ventaja: sin riesgo de escritura accidental, formato JSON estándar, independiente del esquema interno de Softland.
• Ejemplo: ConexionERP expone 34 endpoints para lectura y permite crear Notas de Venta y clientes.

Errores comunes al integrar

Después de implementar integraciones para decenas de empresas, estos son los errores que más se repiten:

Sincronizar solo el stock total, no por bodega. Si tiene mercadería en tránsito o en una bodega que no despacha, esas unidades no deberían mostrarse en el e-commerce.

No validar el crédito del cliente. Si vende a crédito, aprobar un pedido sin verificar que el cliente tiene crédito disponible puede generar deuda incobrable. Y el crédito disponible en Softland tiene 4 capas, no es un solo número.

Usar códigos de producto distintos. Si el SKU en WooCommerce es "PROD-001" pero en Softland es "P001", la integración necesita una tabla de mapeo. Es mejor usar el mismo código desde el principio.

No manejar productos descontinuados. Si un producto se desactiva en Softland pero sigue publicado en el e-commerce, va a generar pedidos que no se pueden despachar.

Ignorar el IVA. Chile tiene IVA de 19%. Si Softland guarda precios netos y el e-commerce muestra precios con IVA, la conversión debe ser consistente. Un centavo de diferencia multiplicado por miles de transacciones genera descuadres contables.

Plataformas de e-commerce compatibles

La integración con Softland no depende de la plataforma de e-commerce, sino del método de conexión. Si usa una API REST, cualquier plataforma que pueda hacer requests HTTP funciona:

• WooCommerce (WordPress)
• Shopify
• MercadoLibre
• VTEX
• PrestaShop

También puede usar herramientas de automatización como n8n, Make o Zapier como puente entre el e-commerce y la API.

Por dónde empezar

1. Defina los flujos: ¿necesita solo lectura (stock, precios) o también escritura (pedidos, clientes)?
2. Elija el método de conexión: API REST es el que menos riesgo tiene y el más fácil de mantener.
3. Empiece por stock y precios: son los flujos más simples y le permiten validar que la conexión funciona antes de automatizar pedidos.
4. Automatice pedidos después: una vez que stock y precios están sincronizados, agregue la captura de pedidos como Notas de Venta.

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Si quiere explorar las alternativas técnicas para conectarse a Softland, la guía de API Softland compara las 4 opciones disponibles.